Vaga para Assistente de Recursos Humanos e de Administracao | FHI 360

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VISÃO GERAL DA POSIÇÃO

Sob a supervisão do Gestor de Finanças e Adminstrativo, o Assistente de Administração & RH é responsável pelo desempenho de funções gerais de recursos humanos e administração e desempenha um papel fundamental nas funções gerais de RH, incluindo o recrutamento de pessoal, preparação de contratos, acompanhamento assiduidade/licenças do pessoal e tabela de horas. O Assistente de Administração & RH irá apoiar as necessidades de pessoal do programa e trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Recursos Humanos e o Gestor Financeiro e Administrativo para cumprir os requisitos do programa e das operações.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

> Auxilia na concepção de uma plataforma de Recursos Humanos para a FHI 360.

> Responde de forma independente e precisa aos pedidos do Centro de Serviços ao Funcionário (ESC, em Inglês).

> Auxilia com os formulários de processos e actualizações de sistema relacionados com novos funcionários, mudança de estatuto, avaliações de desempenho, alterações de benefícios, separações, etc.

> Assegura que os dados dos funcionários no HRIS sejam precisos.

> Serve de apoio para o processamento dos salários.

> Prepara relatórios necessários para benefícios, COBRA, OSHA, EEO, AA, e relatórios efectivos.

> É capaz de executar relatórios padrão e de criar relatórios ad-hoc para projectos especiais.

> Conduz a orientação de novos funcionários e pode ajudar no processo de separação.

> Com o apoio do Gestor de RH, auxilia nos programas de formação e desenvolvimento, conforme necessário.

> Recomenda a melhoria ou mudanças nos sistemas, processos ou procedimentos de gestão.

> Auxilia relativamente aos Benefícios, Folha de Salário e Contas a Pagar para assegurar que os procedimentos e processos relacionados com RH sejam tratados e resolvidos atempadamente.

> Apoia o pessoal durante a preparação de reuniões e seminários, conforme necessário (papelaria, refeições, etc.)

> Proporciona apoio administrativo ao pessoal para cópias e digitalização.

> Garante que todos os formulários estejam sempre disponíveis e actualizados.

> Atende o telefone, recebe as mensagens, cumprimenta os convidados, trata do correio e faxes de entrada e saída, faz chamadas telefónicas internacionais e certifica-se de gravar todos os emails e faxes em livros de registos diários, conforme necessário.

> Assegura o registo da utilização de papel de carta para encomendas mensais (papéis para fotocópias, cartazes, artigos de papelaria para os seminários e para escritório…etc.)

> Mantém os sistemas de arquivo adequados, assegurando que os documentos sejam facilmente acessíveis, conforme necessário.

> Responde a pedidos de apoio administrativo por parte do pessoal, conforme necessário.

> Faz o agendamento de reuniões e organização de reuniões.

> As atribuições variam com base no departamento e/ou área funcional. Podem tratar de projectos especiais e executar tarefas de investigação e análise de dados.

> Assegura que a Acomodação para Hóspedes esteja sempre limpa e organizada para o pessoal visitante de outros escritórios.

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QUALIFICAÇÕES DESEJADAS

> 2-3 anos de experiência como RH num escritório e pelo menos 1 ano a trabalhar numa ONG internacional, num banco, ou de preferência com programas da USG.

> Proficiência com MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) e sistemas HRIS /Pagamentos de Salário.

> Experiência de trabalho anterior numa organização não governamental (ONG) desejável mas não necessária.

> Excelentes competências analíticas e organizacionais. Capacidade de pensar de forma crítica e criativa.

> Excelentes competências interpessoais, incluindo paciência, vontade de ouvir e respeito pelos colegas.

> Deve trabalhar bem individualmente e como parte de uma equipa.

> Fluente em português e excelente em inglês.

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