Vaga para Assistente Distrital de Operações | Elizabeth Glaser

Descrição Sumária

No âmbito logístico o incumbente será responsável pela gestão de frota e a logística de manutenção do escritório distrital da Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation e por realizar e consolidar o inventário geral de bens nas regiões. O incumbente aplicará os princípios gerais de contabilidade para pequenas operações de suporte as actividades da EGPAF nas regiões/distritos.

Assistirá no processamento de pagamento/formações ao nível do escritório provincial e que tenham que ser efectuados nos distritos;

Apoiara as operações em geral (RH ao nível distrital, Grants, Finanças, Procurement, Administração, IT, etc).

  1. Responsabilidades de Logística
  • Elaborar o plano semanal de transporte da região e/ou da Província;
  • Realizar o inventário do Distrito numa base trimestral ou sempre que necessário;
  • Requisitar as reparações, manutenções de todas a viaturas do Distrito em estreita articulação com o Oficial de P&L;
  • Requisitar as reparações, manutenções de todos os motociclos do Distrito;
  • Requisitar acessórios e kits de segurança, equipamento de proteção para todas as viaturas e motociclos;
  • Assegurar a recolha de folhas de bordo dos meios circulantes de todas as regiões do Distrito para o fecho de processos de consumo de combustíveis;
  • Assegurar o abastecimento de todas as viaturas e motociclos;
  • Assegurar o pedido de advances e perdiems e justificação/fecho dos processos das finanças de todos os motoristas do Distrito;
  • Fazer requisições do material do serviço necessário nos distritos e propor ao nível provincial;
  • Reportar a cada semana os movimentos e manutenções (danos, mecânicas, acessórios, registo administrativo e ou documentação) semanais a logística de Inhambane para difusão a nível nacional;
  • Supervisionar os livros de bordo (Log-books, inspeção, manifestos, seguros, etc) assegurando que tenham informação real da vida do carro ou motorizada;
  • Propor requisições de eventuais necessidades para manutenções regulares e curativas a efectuar nos escritórios distritais (mobiliário, espaço, eventuais ligações de rede e ou elétrica, acessórios, etc.);
  • Gestão das chaves relativas aos bens sob sua responsabilidade;
  • Propor ao escritório provincial eventual descarte de material dos escritórios regionais e/ou provincial;
  • Fazer a inventariação e reportar trimestralmente a província o equipamento da EGPAF a nível distrital e provincial;
  • Apoiar na atualização de base de dados dos fornecedores de bens e serviços locais;
  • Fazer seguimento dos processos de aquisição e entrega de bens e serviços na região através de guias de entregas ou PTAs;
  • Reportar ao IT provincial qualquer apoio necessário, ido dos escritórios regionais;
  • Preencher e enviar ao Oficial de P&L as fichas de consumo de combustível mensalmente;
  • Apoiar a equipa técnica distrital na elaboração de requisições;
  • Dar suporte técnico e formação sobre o uso correcto dos bens da Fundação (Viaturas, motas, computadores, impressoras, etc).
  1. Apoio Técnico
  • Apoiar e assessorar a equipa distrital e o SDSMAS em alocação de bens e material de trabalho as Unidades Sanitárias;
  • Garantir o registo numa base de dados de todos os bens fornecidos ao SDSMAS.
  1. Responsabilidades de Finanças
  • Apoiar em coordenação com o escritório provincial pagamentos de perdiems, recolha de lista de presenças, etc. nas formações realizadas nos distritos;
  • Reportar todas as situações que forem detectadas no âmbito de pagamento de qualquer que seja a actividade;
  • Apoiar em coordenação com as Finanças os pagamentos de subsídios aos voluntários que não possuam contas bancarias.
  1. Responsabilidades de subvenções :
  • Reforçar que os beneficiários actualizem os mapas de inventário e a respectiva colocação dos «brandings» nos bens recebidos da EGPAF;
  • Apoiar na realização da prova de vida dos beneficiários dos SA, em coordenação com o Oficial de C&G (numa base semestral).
  1. Responsabilidades de Recursos Humanos
  • Apoiar o Departamento de RH para supervisionar as atividades de trabalhadores em campo e aconselhar a gestão sobre o bem-estar dos mesmos na organização;
  • Apoiar na elaboração da relação nominal e cumprimento das políticas e procedimentos pelos trabalhadores ao nível das regiões (por exemplo: horário de trabalho nos distritos, comunicação, etc);
  • Participação na seleção e entrevista de novos candidatos selecionados para o nível do Distrito;
  • Apoiar na recolha e verificação das folhas de ponto das Mães Mentoras, Educadores de par, Prestadores de Serviço no final de cada mês e o respectivo processamento do subsídio e envio para pagamento;
  • Fazer valer as políticas da Fundação de acordo com o manual de procedimentos;
  • Apoiar os colegas no preenchimento de timesheets, avaliações, inquéritos, etc;
  • Apoiar na realização de prova de vida dos beneficiários de fundos da EGPAF (EP, MM, prestadores de serviço, etc.) em coordenação com Recursos Humanos e/ou de outras áreas, numa base semestral;
  • Apoio na realização de avaliações de Motoristas e Motoclistas do Distrito.
  1. Outras Responsabilidades
  • Elaborar/enviar lembretes semanais sobre os processos pendentes nos diferentes sectores a nível da Província e Nacional (follow up);
  • Fazer visitas às unidades sanitárias como forma de medir a satisfação dos parceiros abrindo espaço para que estes deixem opiniões sobre a actuação da área operacional (motoristas e motociclistas) como forma de faze-los parte das soluções para o melhoramento dos serviços. (Temos que repensar neste ponto);
  • Proceder ao envio regular das folhas de ponto para a efectividade mensal das MM e EP, junto dos sites.

Conhecimentos e competências

  • Nível médio em Administração, RH ou formação média equivalente no ramo;
  • Dois anos de experiência profissional comprovada nos ramos de logística, administração e ou finanças e Recursos Humanos;
  • Experiência básica em gestão de parque automóvel, informática, eletricidade, segurança e gestão de bens móveis/imoveis, gestão de RH;
  • Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
  • Fluente em português e boa comunicação em inglês;
  • Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
  • Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
  • Possuir Carta de condução será uma vantagem;
  • Capacidade de acompanhamento de processos até ao desfecho;
  • Alto sentido de Responsabilidade e Liderança;
  • Proactivo e criativo;
  • Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir múltiplos prazos, e resolver problemas;
  • Capaz de executar múltiplas tarefas com apoio muito limitado;
  • Capacidade de manter confidencialidade e discrição;
  • Tempo inteiro.

Local de Trabalha: Gaza

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